- Komunikacja z sygnalistą -

Jakie są najważniejsze kwestie związane z kontaktem z sygnalistą? 

Kanały zgłoszeniowe

Stworzenie i udostępnienie pracownikom kanałów zgłoszeniowych to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. W projekcie ustawy o ochronie sygnalistów czytamy, że minimum to możliwość przekazywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie, do tego na wniosek sygnalisty należy zorganizować spotkanie osobiste. Jeśli jednak naszym celem jest zbudowanie skutecznego systemu zgłoszeniowego, z którego pracownicy będą chcieli skorzystać, należy dać im różne możliwości:

• Dedykowana skrzynka e-mail,
• Adres korespondencyjny dla listów tradycyjnych,
• Formularz on-line,
• Hotline z możliwością nagrania zgłoszenia.

Najnowsze badania m.in. Raport to the Nations 2024 przygotowany przez ACFE, wskazują że obecnie sygnaliści najczęściej wybierają formularze on-line i nie ma co się dziwić, jest to najprostsza forma, gdzie sygnalista jest prowadzonym krok po korku, od pytania do pytania. Dla pracodawców też jest to wygodne, bo zgłoszenia dokonane w ten sposób są najpełniejsze i najłatwiej z nimi pracować. Zgłoszenia mailowe są również obowiązkowe zwłaszcza w tych organizacjach, które nie posiadają dedykowanego narzędzia on-line. Tradycyjne listy i zgłoszenia telefoniczne są rzadziej używane z wiadomych przyczyn, żyjemy w cyfrowym świecie.

Niemniej, w idealnym systemie zgłoszeniowym sygnalista będzie mógł wybierać ze wszystkich powyższych kanałów. W ten sposób pracodawca pokazuje, że zależy mu na otrzymywaniu zgłoszeń bez względu na formę i chcę ułatwić sygnalistom ich dokonywanie.

Anonimowość

Ustawa nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale pracodawca może dobrowolnie przewidzieć takie rozwiązanie i będzie to na pewno krok w dobrym kierunku. Bardzo wiele zgłoszeń dotyczących naprawdę poważnych naruszeń się nie wydarzy, jeśli sygnalista nie będzie miał pewności, że jest bezpieczny i nie spotkają go żadne negatywne konsekwencje. Najlepszą tego gwarancją jest anonimowość.

Komunikacja z sygnalistą może być utrudniona, (choć platformy on-line dla sygnalistów zapewniają taką możliwość, nawet z anonimowym sygnalistą), ale może to nie jest najważniejsze w tym przypadku. Nawet bez współpracy z sygnalistą pracodawca ma szansę zweryfikować przekazane informacje. Często zdarza się też, że anonimowy sygnalista ujawnia się i współpracuje, jak tylko zobaczy, że jego zgłoszenie zostało poważnie potraktowane.

Nie potwierdzają się też obawy, że anonimowość spowoduje zalew niepoważnych lub fałszywych zgłoszeń, a nawet jeśli takie zgłoszenie się pojawi, można je zupełnie zignorować, bo nie wywołuje żadnych konkretnych obowiązków po stronie pracodawcy.

Jak powinna wyglądać reakcja na zgłoszenie sygnalisty? 

Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Na tym etapie nie trzeba udzielać sygnaliście żadnych wyjaśnień, wystarczy: „Dziękujemy za zgłoszenie, zajmujemy się sprawą”.

Wraz z tą informacją warto przesłać Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych, tak żeby sygnalista był świadom wszystkich swoich praw, ale i obowiązków.

W przypadku zgłoszenia anonimowego, gdy sygnalista nie wskazał możliwości kontaktu ten obowiązek, oczywiście nie występuje.

Jakie są sposoby komunikacji z sygnalistą? 

Z sygnalistą należy się komunikować w sposób przez niego wybrany. Najważniejsze jest jednak zachowanie środków ostrożności, które chronią tożsamość sygnalisty i innych osób wymienionych w zgłoszeniu lub zaangażowanych w sprawę. Obowiązkiem osób obsługujących zgłoszenia jest zachowanie w poufności całego procesu.

Korzystanie z dedykowanych narzędzi on-line bardzo ułatwia realizację tego zadania, przesyłane wiadomości są szyfrowane, załączone pliki czyszczone z meta danych, dostęp do swojego zgłoszenia ma tylko sygnalista, a ze strony pracodawcy tylko wyznaczone i oficjalnie upoważnione osoby. Systemy te zapewniają również możliwość komunikacji z anonimowym sygnalistą, bez konieczności ujawniania tożsamości.

W przypadku spotkań osobistych z sygnalistą, często dobrą praktyką będzie zorganizowanie spotkania poza miejscem pracy.

Informacja zwrotna

Kolejny ustawowy termin to 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, czyli informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych wywołanych jego zgłoszeniem. Sygnalista powinien zostać poinformowany czy potwierdzono wystąpienie naruszenia prawa lub nieprawidłowości, jakie konsekwencje wyciągnięto i jakie działania naprawcze podjęto.

Komunikacja w trakcie postępowania wyjaśniającego

Mimo że ustawa mówi o 3 miesiącach nie oznacza to, że przez ten czas nie trzeba się z sygnalistą komunikować. Nawet jeśli postępowanie wyjaśniające toczy się sprawnie bez jego udziału, to warto co jakiś czas się z nim skontaktować i przekazać informacje dotyczące aktualnego statusu sprawy, oczywiście tylko takie, które nie zakłócą postępowania.

Jest to ważne, gdyż przy dłuższej ciszy, sygnalista może stwierdzić, że został zignorowany i zdecydować na zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego. Takie prawo przysługuje sygnaliście w każdym momencie, a wcześniejsze zgłoszenie wewnętrze go nie wstrzymuje.

Najczęściej jednak, sam pracodawca, czy osoby obsługujące zgłoszenia same będą chciały kontaktować się z sygnalistą, gdyż będzie on najlepszym źródłem informacji i pomocy w prowadzonym postępowaniu. Jeśli pierwsze zgłoszenie nie było pełne, dzięki kontaktowi można zadać dodatkowe pytania, choćby o to gdzie szukać dowodów i z kim rozmawiać, żeby potwierdzić przekazane informacje.

 Podsumowanie

Skuteczny system zgłoszeniowy wymaga, by zgłaszanie było łatwe i dostępne, dlatego konieczne jest ustanowienie przynajmniej kilku kanałów zgłoszeniowych. Natomiast skuteczna obsługa zgłoszeń wymaga stałej komunikacji z sygnalistą, a nie tylko przestrzegania terminów ustawowych.

Masz problem? Potrzebujesz wsparcia w zakresie sygnalistów? Nie zwlekaj!

Skontaktuj się z nami!

Zapraszamy także do zapoznania się z ofertą dot. SYGNALISTÓW.